Mails, Mails, Mails

Einst war E-Mail der Inbegriff von Fortschritt. Heute ist es für viele ein Ärger. Hier kommt Abhilfe.

Zu viel ist zu viel, das gilt auch bei den e-Mails: Mit der Faust auf die Tastatur geschlagen.

Zu viel ist zu viel, das gilt auch bei den e-Mails: Mit der Faust auf die Tastatur geschlagen.

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Aktuell habe ich 2591 ungelesene Mails in meinem Geschäfts-E-Mail-Postfach, in meinem privaten sind es sogar 5589. Was mancher Leserin und manchem Leser wohl den Angstschweiss auf die Stirn treibt, ist für mich kein Grund zur Besorgnis. Die vermeintliche Unordnung hat System.

Es gibt unzählige Methoden und fast so viele Expertenratschläge, wie man effizient und entspannt mit E-Mails umgehen und Mailfrust vermeiden kann. Allein die grosse Menge an Ratschlägen zeigt deutlich, dass es in dem Bereich viel Verbesserungspotenzial gibt.

Kurznachrichtendienste und soziale Netzwerke zeigen seit Jahren, wie Internetkommunikation auch einfacher funktionieren kann. Diese Entwicklungen beschränken sich aber nicht auf die private Kommunikation. Auch im Geschäftsumfeld gibt es zahlreiche Angebote, welche die interne Kommunikation und Zusammenarbeit mit neuen Plattformen und Diensten verbessern und vereinfachen wollen.

Ist das E-Mail ein Auslaufmodell?

All diese Dienste und Plattformen lassen das E-Mail Jahr für Jahr noch älter, bürokratischer und komplizierter aus­sehen. Die Frage liegt auf der Hand: Ist das E-Mail ein Auslaufmodell? Wird es wie zuvor schon Brief und Fax in eine ­Nische verdrängt?

Ein Blick in die eigenen Nutzungs­daten scheint dies zu belegen (siehe Grafik «Immer weniger E-Mails»). Privat versende ich pro Jahr nicht einmal mehr halb so viele E-Mails wie noch vor fünf Jahren. Dabei ist es nicht etwa so, dass ich weniger Nachrichten verschicken würde. Ich bevorzuge die komfortableren Dienste wie Whatsapp, Skype, Hang-outs und die sozialen Netzwerke, die besonders auf dem Smartphone eleganter und intuitiver funktionieren als E-Mails. Auch im Arbeitsalltag auf der Redaktion nutzen wir für Planung und Absprachen immer häufiger solche Alternativen zum E-Mail.

E-Mail hat auch Vorteile

Anhand dieser Indizien auf ein baldiges Ableben des E-Mails zu schliessen, wäre aber voreilig. In einem Bereich ist das E-Mail noch weit überlegen: Es ist offen. Man kann von einem Apple-Mail-Konto an ein Microsoft-Konto schreiben. Man kann ohne Probleme auf einem Google-Konto Mails von einem Yahoo-Konto empfangen. Wer will, kann sogar seinen eigenen E-Mail-Dienst einrichten. Kommt dazu, dass sich E-Mails leicht archivieren und durchsuchen lassen. Wer einmal eine wichtige Whatsapp-Meldung suchen musste, weiss, wie unpraktisch es ist, wenn eine gute Archiv- und Suchfunktion fehlt.

Doch Offenheit allein ist nicht genug. E-Mail-Dienste müssen intelligenter, einfacher und kundenfreundlicher werden. Es reicht nicht, die Apps und Web­portale nur neu zu gestalten. Schon heute gibt es zahlreiche Dienste, die zeigen, wie die Zukunft des E-Mails aus­sehen könnte: Etwa Acompli, Envelope, Mailbird, Triage oder Boomerang.

Eine kostenlose Putzapp

Besonders herausragend sind jedoch zwei andere: Die kostenlose App Mailbox, die zum Cloud-Speicherdienst Dropbox gehört; sie macht auf Smartphones das Sauberhalten des E-Mail-Postfachs einfacher. Mit verschiedenen Wisch­gesten kann man E-Mails schnell archivieren, löschen, einer Liste hinzufügen oder sich später daran erinnern lassen. Mailbox gibt es als App für Android und iOS. Für das Apple-Betriebssystem OSX gibt es eine Beta-Version. Andere Nutzer bleiben ausgeschlossen.

Ausgeschlossen bleibt die grosse Mehrheit vorerst auch vom zweiten, ­aktuell vielversprechendsten Dienst: ­Inbox von Google. Ähnlich wie bei der Lancierung seines E-Mail-Dienstes Gmail setzt der Suchkonzern wieder auf das Einladungssystem. Wer das neue Postfach ausprobieren möchte, muss sich auf eine Warteliste setzen lassen (www.google.com/inbox).

Den Sonntag freihalten

Das Warten lohnt sich, so der Eindruck nach etwas mehr als einer Woche mit dem neuen Dienst. Auf den ersten Blick sieht Inbox aus wie ein gewöhnlicher Post­eingang. Ähnlich wie bei Mailbox kann man Mails per Wischgeste oder Knopfdruck für erledigt erklären und ins Archiv verschieben. Ebenfalls gibt es die Möglichkeit, Mails wie bei einem Wecker per Snooze auf später zu verschieben.

Eine der besten Funktionen von Inbox ist, Erinnerungen an seinen Aufenthaltsort zu koppeln. So kann man einrichten, dass man erst zu Hause wieder an eine Geburtstagseinladung erinnert wird. Oder wenn man am Wochenende ein Geschäftsmail erhält, kann man es so einrichten, dass man am Montagmorgen, kaum ist man im Büro angekommen, daran erinnert wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob man um sieben, acht oder neun Uhr ins Büro kommt. Dank den Sensoren im Smartphone merkt die App, wann man im Büro eintrifft.

Der digitale Assistent

Inbox hilft aber nicht nur beim Ab­arbeiten der Mails. Wie ein Assistent macht es automatisch Stapel und bündelt ähnliche Meldungen. So macht der Dienst Stapel mit Newslettern, mit Social-­Media-­Meldungen oder Reise­informationen wie Flugbestätigungen. Anders als der Algorithmus von Facebook, der Meldungen im Newsfeed einfach weglässt, geht bei Inbox nichts verloren. Man sieht immer noch jedes Mail: Manche werden wegen der Bündelung jedoch kompakter als andere angezeigt.

Inbox funktioniert in jedem Browser und dank Apps auf Android- und iOS-Geräten. Das Design macht einen eleganten und übersichtlichen Eindruck, was wohl auch daran liegt, dass Google aktuell noch keine Werbung anzeigt. Leider funktioniert der Dienst erst für Privatanwender. Wer die Business-­Variante von Gmail nutzt, kann Inbox aktuell nicht verwenden.

Dienste wie Mailbox oder Inbox sind nur ein erster Schritt, aber sie zeigen, dass in E-Mails immer noch viel Potenzial steckt. Jetzt müssen sich nur noch genügend Entwickler und Konzerne finden, die den angestaubten Dienst fit machen für die nächsten Jahre. Die Mailflut-geplagten Nutzerinnen und Nutzer werden es ihnen danken.

(Tages-Anzeiger)

Erstellt: 03.11.2014, 07:14 Uhr

System «Inbox Zero»

Wie es Matthias Schüssler macht

Wenn der Zustand der Inbox etwas über den Charakter aussagt, dann bin ich der Typ, der gern klare Verhältnisse hat und lange Pendenzenlisten verabscheut. Mein Ideal ist die «Inbox Zero»: Der leere Posteingang ist stummer Zeuge, dass alle Pflicht getan ist. Ich setze alle technischen Mittel daran, diesen Idealzustand zu erreichen. Zum Instrumentarium gehört der «Absender blockieren»-Befehl. Die Skrupel, ihn gnadenlos einzusetzen, habe ich längst überwunden. Das zweite Werkzeug sind die Mailregeln . Sie sortieren alle Nachrichten aus dem Post­eingang, die meine Aufmerksamkeit nicht unmittelbar benötigen – Pressemeldungen, Newsletter, Benachrichtigungen. In der Inbox verbleiben nur die Mails, die ich mit etwas Disziplin weggearbeitet kriege – was meinem Seelenheil sehr zuträglich ist. (schü.)

System «Inbox 5589»

Wie es Rafael Zeier macht

Ich lösche keine Mails. In meinen Post­eingängen stapeln sich Tausende davon – viele ungeöffnet. Meine Regel lautet: «Verschwende keine Zeit mit Mails.» Ich beantworte sie in der Regel sofort, damit ich sie nur einmal lesen muss. Jedes mehrfach gelesene Mail ist eine Zeitverschwendung. Kann ich ein Mail nicht sofort beantworten, markiere ich es mit Stern oder Fähnchen. Ordner, Regeln, Labels nutze ich keine. Wenn ich ein altes Mail brauche, verwende ich die Suche. So finde ich alles sofort und muss nicht überlegen, was ich wo abgelegt habe. Zudem setze ich auf eine rigorose Triage: Machen Absender und Betreff keinen relevanten Eindruck, öffne ich das Mail gar nicht erst. Diese Methode mag auf den ersten Blick wie Chaos aussehen, doch sie macht die Mailflut erträglich und überschaubar. (zei)

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